Door de huidige corona-maatregelen is het niet mogelijk om de Algemene Vergadering van Mede-eigenaars als fysieke bijeenkomst te organiseren. De nieuwe Coronawet Justitie biedt nu een aantal oplossingen. De maatregelen in deze wet gelden voorlopig tot en met 9 maart 2021.
De Algemene Vergadering uitstellen?
De nieuwe wet voorziet inderdaad deze mogelijkheid. Algemene Vergaderingen die hadden moeten plaatsvinden tussen 1 oktober 2020 en 9 maart 2021, kunnen uitgesteld worden tot de eerstvolgende periode volgend op 9 maart 2021. Ondertussen blijven de mandatarissen van de VME in functie en kan de syndicus de bestaande periodieke provisies verder blijven opvragen.
Een schriftelijke Algemene Vergadering organiseren
Om mogelijke problemen van financiële aard en de verdere opvolging van belangrijke dossiers te vermijden is het wel wenselijk om de Algemene Vergaderingen in deze periode toch door te laten gaan. Hiervoor beschrijft de wet een tijdelijk versoepelde schriftelijke procedure.
Wat betekent deze versoepelde schriftelijke procedure?
Hoe was het vroeger? De Wet op de Mede-Eigendom vereiste absolute éénparigheid voor een schriftelijke beslissing. Deze vereiste was zo strikt dat in de praktijk zo goed als geen enkele Algemene Vergadering schriftelijk kon verlopen. Elke mede-eigenaar, zonder uitzondering, moest immers akkoord zijn met de schriftelijke Algemene Vergadering én alle voorgelegde agendapunten!
De nieuwe versoepelde procedure laat nu toe om schriftelijk beslissingen te nemen als de helft van de mede-eigenaars (voor zover zij ten minste de helft van de aandelen in de gemeenschappelijke delen bezitten) het schriftelijk stemformulier tijdig indient. Ondertekende stemformulieren moeten elektronisch of via de post aan de syndicus bezorgd worden binnen de 3 weken na de verzending. Voor de besluitvorming blijven de wettelijk bepaalde, gekende, meerderheidsvereisten gelden.
Met deze maatregelen is een schriftelijke Algemene Vergadering in de praktijk haalbaar gemaakt en een welgekomen alternatief tijdens Corona.
Op afstand deelnemen aan de Algemene Vergadering
De syndicus en de VME hebben vanaf nu de mogelijkheid om mede-eigenaars toe te laten om ook vanop afstand – via de digitale media of telefonisch – deel te nemen aan de vergadering. Dit is geen verplichting. Als deze mogelijkheid geboden wordt, moet dit in het Reglement van Interne Orde en in de oproeping vermeld worden en duidelijk beschreven worden hoe deze digitale aanwezigheid precies in zijn werk kan/ mag gaan.
Dit is trouwens geen tijdelijke maatregel. Vanaf het ogenblik dat de Algemene Vergadering, op rechtsgeldige wijze, de modaliteiten van een dergelijke deelname heeft bepaald kan ze het RIO aanpassen en kan men vanop afstand deelnemen aan de Algemene Vergadering.
Met deze 3 maatregelen heeft de syndicus en de VME opnieuw alle mogelijkheden om ook in deze crisistijden het goed beheer van de gebouwen verder te zetten. Afhankelijk van de corona-actualiteit op 9 maart 2021 kunnen de maatregelen uit de Coronawet Justitie gemakkelijk verlengd worden bij ministerieel besluit. We houden u hier verder op de hoogte.